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1. 系统简介
2. 系统设计标准 
3. 系统概述及组成
4.
计算机通讯网络设计

5. OAS
软件设计

5.1 网络系统软件

5.2 OAS应用软件

5.2.1 大厦物业管理信息系统

5.2.2 大厦公用信息系统
 

1.系统简介

办公自动化是利用计算机技术、通信技术、系统科学、管理科学等先进的科学技术,不断使人们的部分办公业务活动物化于人以外的各种现代化的办公设备中,最大限度地提高办公效率和改进办公质量,改善办公环境和条件,缩短办公周期,并利用科学的管理方法,借助于各种先进技术,辅助决策,提高管理和决策的科学化水平,以实现办公活动的科学化、自动化。

办公自动化系统的职能

  办公自动化系统按其职能可分为三个层次:即事务处理级办公自动化系统,信息管理级办公自动化系统和决策支持级办公自动化系统。

1)事务处理级办公自动化系统

  办公事务处理的主要内容是执行例行性的日常办公事务,涉及大量的基础性工作,包括文字处理、电子排版、电子表格处理,文件收发登录、电子文档管理、办公日程管理、人事管理、财务统计、报表处理、个人数据库等。事务型办公自动化系统可以是单机系统,也可以是一个机关单位内的各办公室完成基本办公事务处理和行政事务处理的多机系统。单机系统不具备计算机通信能力,主要靠人工信息方式及电信方式通信。多机系统可采用计算机终端网、微机局域网、程控交换机综合通信网、计算机局域网或远程网等。

2)信息管理级办公自动化系统

  管理型办公自动化系统是把事务型办公系统和综合信息紧密结合的一体化的办公信息处理系统。它由事务型办公系统支持,以管理控制活动为主,除了具备事务型办公系统的全部功能外,主要是增加了信息管理功能。根据不同的应用分为政府机关型、市场经济型、生产管理型、财务管理型、人事管理型等。

  管理型办公自动化系统多数是以局域网为主体构成的系统,局域网可以连接不同类型的主机,可方便地实现本部门微机网之间或者是与远程网之间的通信。通信网络最典型的结构采用中、小型主机系统与超级微机和办公处理工作站三级通信网络结构。其中中、小型机将主要完成管理信息系统功能,处于第一层,设置于计算机中心机房;超级微机处于中间层,设置于各职能管理机关,主要完成办公事务处理功能;而工作站完成一些实际操作,设置在各基层科室,为最底层。这种结构具有较强的分布处理能力,资源共享性好,可靠性高。对于范围较大的系统,可以采用以程控交换机为通信主体的通信网络,把中、大型机、超级小型机、高档微机、微机、各种工作站、终端设备,以及电话机、传真机等互连起来,构成一个范围更广的办公自动化系统。

3)决策型办公自动化系统

  决策型办公自动化系统是在事务处理系统和信息管理系统的基础上增加了决策或辅助决策功能的最高级的办公自动化系统。主要担负辅助决策的任务,即对决策提供支持。它不同于一般的信息管理,它要协助决策者在求解问题答案的过程中方便地检索出相关的数据,对各种方案进行试验和比较,对结果进行优化。为此,该系统除了利用信息管理系统数据库所提供的基础信息或数据资料外,还需为决策者提供模型、案例或决策方法。所以只有数据库的支持是不够的,还必须具备模型库和方法库。模型库是决策支持系统的核心,其作用是提供各种模型供决策者使用,以寻求最佳方案。包括计划模型、预测模型、评估模型、投入/产出模型、反馈模型、结构优化模型、经济控制模型、仿真模型、综合平衡等。在实际应用中,对同一问题可以用不同的模型,从不同的角度去进行模拟,向决策者提出有效的建议。


办公自动化系统的软、硬件设备

⑴ 办公自动化系统的硬件设备

  办公自动化系统的基本设备分为两大类,第一类是图文数据处理设备,包括计算机设备、电子打字机、打印机、复印机、图文扫描机、电子轻印刷系统等。第二类是图文数据传送设备,包括图文传真机、电传机、程控交换机以及各种新型的通信设备。

  ⑵办公自动化系统的软件

  办公自动化系统软件结构是层次式的。机器与人之间共有三层软件:基本软件层、办公室环境软件层和应用软件层。各层软件都支持办公室网络环境。

  1)基本软件:包括操作系统和各种语言处理程序。就操作系统提高给用户的工作环境而言,操作系统可分为三类:即多道成批、分时系统和实时系统。

  成批处理采用了多道程序技术以后,使成批处理的效率得到提高,称为多道成批系统。采用分批处理方式可以节省时间,提高效率。美中不足之处就是一旦作业进入计算机后,它就不能过问该作业了。对于那些可能还有错误的作业,用户必须亲自在机器上对它们进行调试,针对这种需要,人们引入了分时系统。在分时系统里,主机和若干个控制台或终端之前,自由地进行操作。系统把主机的时间轮流地分配给各个用户,而每次运行时间都极其短暂。

  实时系统用于快速过程进行实时控制和处理,其主要特征是迅速及时。所以,实时系统对时间的要求比分时系统高,一旦向实时系统提出服务请求时,系统就应当立即处理。另外,实时系统的可靠性和安全性要求很高,因而常常是根据其特殊的要求做成专用的系统,配有专用的设备

  在办公自动化系统中主要使用高级语言,常配备的高级语言有:BASIC语言、COBOLE语言、FORTRAN语言和PASCAL语言,其中以BASIC语言最常用。这些高级语言编写的源程序,要利用编译程序来进行翻译,把它转变成对应的机器语言的目标程序。当然用高级语言来编制程序最为方便,而且可以使用在不同的机器中。

  2)办公室环境软件:指为办公室提供基本支持环境软件,主要有:

办公室管理软件 管理办公室系统的配置、作业、安全、保密等;

办公室文件管理 管理办公室环境下个人用文件及共用文件;

办公室邮件管理 个人工作站之间资料和信息的传递管理,又可分为“电子邮件管理”和“声音邮件管理”两部分;

办公室数据库管理系统 办公室共享信息的管理。办公室环境数据管理系统应具有在系统网络上运行的可能,并要有良好的人机界面工作环境。

 3)办公室应用软件

应用软件是办公室系统中最大的软件层,包括各种办公事务处理的应用程序和实用程序。这一层软件又可分为具有一定通用软件及完全专用的应用软件。

  (a)通用的应用软件 较为通用的应用软件大多是一些办公人员的工具型软件,用这些软件可以处理各种不定型的办公业务。主要有:文字处理软件、声音处理软件、表格处理软件、图像处理软件、图形处理软件、文字、数据、图表的集成软件、统计分析元件、预测元件、情报资料检索软件、日程计划软件、词典检索服务软件

  (b)应用软件 专用软件为具体办公业务和其他业务使用的软件,数量较多,使用广泛,一般由用户研制,但近年也有软件产品出售,如:各种专家系统软件:会议室管理软件、印刷排版系统软件、电话记账软件、办公用品管理软件、出退勤管理软件、现金出纳软件、会计业务软件、图书馆软件、备忘录软件;行业管理专用软件:旅馆管理系统、医院管理系统、商店管理系统、车辆调度系统、工厂管理信息系统。

 

办公自动化系统的设计与测试

  ⑴ 系统分析

  在系统分析中分为办公事务调研、系统目标分析、系统功能分析、系统配置分析及可行性论证几步。

  办公事务调研,首先是对项目全面调研,确定信息量大小、信息的类型、信息的流程和内外信息需求的关系等,其次还要对构成本系统的情况进行调研,了解本部门与相关部门及相关机构之间的关系,要了解本部门现有设备配置和办公资源的使用情况,工作能力大小,为系统进行设备配置及选择提供依据。也就是要确定办公自动化系统的功能和目的,这是建设办公自动化系统的基础。

  系统目标分析,根据办公事务需求,分析该办公自动化系统能完成的基本任务,包括近期、中期和远期的目标,以及将来获得的社会效益和经济效益。

  系统功能分析,确定为实现系统目标具有的所有功能,如办公事务管理信息资料的存储、查询等,这是设计办公具体管理事务模块所必需的。系统配置分析,根据系统的需求及实际的资金投入,从确保系统的先进性、实用性、可靠性、经济性来选择办公自动化设备的配置,并要考虑到发展的需要。可行性论证,对系统的总体方案进行分析、评估、论证、修订。依靠专家对系统方案的科学性、先进性、可行性进行全面论证和评估之后才能实施。

  ⑵系统设计

  系统设计是根据系统分析阶段确定的系统功能,确定系统的物理结构,即由逻辑模型得出物理模型。在系统分析中要解决做什么,在系统设计中是要解决怎样做。该阶段的主要任务是根据系统分析阶段确定的系统目标选定系统方案和系统结构,设计计算机处理流程和应用程序编制的方法,编写程序设计说明书,选择计算机设备。

  为了实现系统功能,需要进行硬件网络系统的设计和软件结构的设计。硬件网络设计主要是计算机硬件和网型的选择。选择网络和硬件时一方面应考虑满足系统对存储容量、响应速度和共享资源等方面的要求,另一方面要考虑网络的覆盖面,以及施工、维护、扩展的方便与可靠,最后还要考虑安全方面,比如容错、后备、防断电、防雷击等。软件结构的设计,主要是将按系统功能要求做出的数据流程图转换为软件模块调用控制图,并对各个模块的功能和输入、输出给予明确的定义。

  程序设计分为初步设计(总体设计)和详细设计。

初步设计通常从功能分解入手,将系统划分成功能简单的若干个子系统,这样不仅可以简化设计,而且还有利于今后的修改和扩充。然后进行计算机处理流程设计,绘制出系统的处理流程图。

  例如:企业管理信息系统,可以划分成产品技术文件子系统、人事劳资系统、基本生产管理子系统、物资管理子系统、经济计划子系统、辅助生产子系统、财务成本子系统、产品销售子系统、设备管理子系统等等。而物资管理子系统又可以分解成采购计划管理、合同管理和库存管理等。

  详细设计是在确定功能结构图的同时,进一步确定每一模块的具体实现方法、设计系统的物理模型等。详细设计包括代码设计、输入设计、输出设计、存储设计、联机设计和编写程序设计说明书等。标准形式的程序说明书由说明项目、数据定义和处理内容定义三部分组成。说明项目包括系统名称、子系统名称、功能名称、程序名称、程序标识符、程序语言、使用机器等。数据定义有库文件名称、文件名称、数据大小标识信息、项目名称及其位数、字符性质等。处理内容定义可用关联图表示输入、输出数据间的关系,对处理作简要说明。

  ⑶系统实施与系统测试

  办公自动化系统在智能建筑中的实施基础是大楼内的综合布线系统和信息通信系统。大楼内的综合布线系统为大楼内各楼层安装办公自动化设施做好了准备,布线系统的设计不仅考虑了传输速率的要求,而且其模块化结构使办公自动化系统的组网方式灵活方便。

  办公自动化系统的两个主要技术支柱是数据库系统和数据通信系统技术。借助计算机网络提供的数据通信,可以使办公自动化系统的数据库构成分布的形式,使办公信息第二存储分布更合理,利用更有效。局域网的分段技术以及多个局域网的互联技术使得高层建筑中的各个办公节点能够通过垂直布置的干线网进行联络。

2.系统设计标准

一级标准:

1、应是集成一体化的办公自动化系统。

2、包括下列子系统:

l          文字与文件处理流程自动化系统;

l          管理信息系统;

l          决策支持系统;

l          物业管理系统;

l          专业管理系统(酒店、商业、图书馆、停车场/库、银行、证券、期货  等);

l          财务与电子转帐POS系统;

l          设备管理系统。

3、子系统功能:

l          办公与文字处理;

l          开放式信息数据库;

l          办公事务流程自动化系统;

l          辅助决策;

l          行政管理;

l          文档管理;

l          电子邮件;

l          网际网络操作;

l          产业与租赁管理;

l          设备管理;

l          大厦运作流程自动化;

l          防灾管理;

l          安全管理;

l          仓储管理;

l          设备与资源分配;

l          财务管理;

l          智慧卡管理;

l          票据管理;

l          多媒体站;

l          电子信息显示;

l          电子转帐管理;

l          通讯与网络线缆管理;

l          远程系统故障诊断。

4、建筑物内办公自动化系统应具有:个人事务、办公事务处理,并支持用户专用信息处理。

5、建筑物内信息管理系统应具有物业管理子系统,综合服务管理子系统,共用信息库管理子系统。

二级标准:

1、同上述一级“4”

2、建筑物内信息管理系统应具有:物业管理子系统、专业管理子系统、及综合服务管理子系统。

三级标准:

1、同一级“4”

2、建筑物内信息管理系统应具有:物业管理子系统及专业管理系统等。

3.系统概述及组成

 办公自动化系统是利用计算机实现的办公自动化系统,它是建立在MIS基础之上并具有决策支 持系统功能的办公自动化系统。它包括语音、图象、数据、文字等信息一体化处理,具备事务处理、管理控制、 决策支持等多项功能。

⑴办公自动化系统的组成

a)共享软件和数据库系统

b)公用办公设施及资源,如激光打印机、复印机、传真机等。

c)公用网络设备,如服务务器、网桥、交换式 HUB和端接设备等。

d)计算机网络平台,包括主干网和局域网,提供广域网的连接服务。

⑵办公自动化系统的模式

  办公自动化系统一般有三种模式,即事务型办公自动化系统、管理型办公自动化系统、决策型办公自动化 系统。

a)事务型办公自动化系统是处理一些曰常的办公操作,最普遍的应用是文字处理、文件收发、办公曰程、 人事、劳资等,这种办公自动化系统是最简单的处理系统。

b)管理型办公自动化系统是建立在事务型办公自动化系统基础之上的。它是将来自各方的信息综合起来, 建立共享数据库,构成信息管理型办公自动化系统。以满足当今信息量的扩大及人们对信息处理要求的提高。

c)决策型办公自动化系统是建立在管理型办公自动化基础之上的。它使用综合数据库的信息,其中包括专 家思想库、数据模型库、计算方法库等,通过计算机的计算、判定、综合,最后作出一些辅助决策信息,以供企业 决策人参考。

将以上三种模式溶为一体的办公自动化系统.各方信息是通过计算机网络进行通信、共享、 处理。

4. 计算机通讯网络设计

大厦的通信网络系统是由高速网和低速网两部分组成,高速网分为主干网和支干网。由于主干网是整个大厦计算机网络的核心,所以必须从性能、安全、容错、速度等方面全面考虑主干网的选型,计算机主干网选择了 FDDI多模光纤网。

  FDDI网研制工作始于1982年,于1991年 lO月正式成为美国标准,这是光纤通信网的第一个国际标准。 FDDI是采用光纤为媒体进行传输,它在功能方面有以下特点

3.1传输速度高。FDDI的传输速率为1OOMbps。

3.2容错能力强。FDDI结构设计中采用了双归宿冗余设计方案,网络系统可以在多重故障环境下自行 重构。

3.3抗干扰能力很强。由于FDDI网的媒体介质是光纤,有很高的保密性,可防止窃听、电磁干扰、雷 击等。

3.4大容量。 FDDI采用了多数据帧的处理方式,大大提高了网络带宽的利用率。

3.5长距离。多摸光纤2Km,单模光纤4OKm-1OOKm。

  由于FDDI有较高的传输速率和较强的容错能力.所以比较适合做主干网络。

  大厦各楼层支干网采用的是非屏蔽双绞线,速率为1OMbps,楼层部门局域网通过网桥和交换式HUB与主 干网相联,以实现网络的有效分段,这样既可减轻主干网的压力,亦可提高楼层各部门局域网的运行效率。

  大厦的低速网是以数字程控交换机为中心的星型网。高速网上的计算机工作站通过EIARS-232C接口同 数字程控交换机的数字电话机相连,实现高、低速网的连接。

5.OAS软件设计

5.1 网络系统软件

Microsoft公司的 WindowsNT网络操作系统具有抢先式多任务多线程调度能力,它的易用性、灵活性、先 进性以及扩展的Internet/Intranet通信服务,能够最大限度的满足当今各种复杂计算、管理环境的需要,是目 前较为先进和较为理想的高性能应用服务器平台。为此,采用 Windows NT Server4.O中文版作为OAS网络操作系统。网络工作站建议采用 Windows95或Windows98作为用户环境,为了实现来自各楼层、各商户的各种网络系统的有效互联,采用 TCP/IP网络协议。

为了更加方便、安全地对数据库进行维护和管理.数据库管理采用客户/服务器结构。数据库后台选用SQL Server服务器.前台选用 Power Builder、sybase、 visual Fox Pro等作为开发平台。

5.2 应用软件

OAS包括以下两个子系统。

5.2.1大厦物业管理信息系统

为了提高大厦的管理水平,使得软件设计的周期最短, OAS的开发是按软件工程学 的思想,快速原型的方法进行设计的。

  物业管理信息系统主要包括以下几个功能.

⑴ 水、电、煤气交费管理

  依据市物业管理收费标准的规定及市供电局、市自来水公司收费规定,建立商户收费标准库。 按各商户的具体情况计算水电费、管理费、滞纳金,并产生收费通知单和银行托收文件、产生月收费报表,及各项 收费回收率等管理项目。

⑵ 投诉管理

  将来自大厦各不同商户及物业管理人员的投诉按电梯、给排水、空调、供电、照明、通信线路、保卫安全 等进行分类,通过网络第一时间将其投诉单分发给各主管工程师,主管工程师在将其派发给各执行班组并督促进 行处理,投诉内容、处理结果、反馈信息等记入档案,根据投诉档案产生报表,按以上的投诉分类进行投诉率、 投诉处理率等统计,产生分析报表、分析图形,以便及早发现并处理各类设各远行或人员工作不足等问题。

⑶ 设备管理

设备管理分为三类。

①设备管理

  按设备的分类即按给排水设备、排烟设备、电机设备、电梯设备、其它设备等进行管理,管理内容包括: 设备名称、设备编号、设备型号、产地、投入运行时间、安装地点、大修、中修、小陷及例检周期、设备的配套 情况等。

②设备检修管理

将设备检修的内容记录检修库之中,内容包括:设备名称、检修日期、检修类别、 检修人员、检修结果、人工费、材料费及检修的详细内容。

③设备检修计划管理

设备检修计划管理是以设备台帐库和设备检修库为基础的,每月月底根据检修库中设备最后一次检修的曰期 及设备台帐库中的检修周期,计算统计出下月设备检修计划。

⑷ 文件管理

  对国家在物业管理方面的法规文件、大厦物业管理规章制度、上级单位下发的一些文件进行归类存档, 在大厦公司内部可进行无纸化办公,方便、快速、准确地进行文件的传递、批阅、存档等。

⑸ 人事档案、工资管理

  对大厦公司内部员工进行统一管理,可随时查看人员的基本情况.可对各类人员进行不同要求的统计。 工资管理包括:员工出勤情况、基本工资状况、奖惩状况等。可进行员工出勤统计及工资、奖金的计发。

⑹ 财务管理

  对大厦公司的财务进行统一管理,采用金蝶财务电算化软件。包括财务管理系统、应收应付系统、固定 资产管理系统、报表合并管理系统及远程数据传输系统等。

⑺ 仓库及物资管理

  管理内容包括:材料名称、放置位置、价格、材料现有存货、材料最低存货、领用人、领用曰期、用途等。 可随时打印出库单,产生库存台帐、统计库存领用报表、随时进行货存极限报警,以协助仓管人员科学地进行管理。

⑻ 停车场车位管理

  管理内容包括:单位名称、车牌号码、车位位置、月租金、责任人等内容。统计停 车场收费情况。

⑼ 消防管理功能

  管理消防资料,如探头、花洒、消火拴等消防设备.对这些设备名称、代号、安装位置、目前状况等进行 登记归档。把火灾事故、发生原因、解决办法等也存入消防档案库中,以便随时可进行查询统计。

5.2.2 大厦公用信息系统

  它是为人住大厦的各商户们提供的公共信息服务系统。

  大厦通过交换机与外界专用光纤联接,使大厦的内联网与 Internet相连,提高了大厦商户之间,商户与外界的通信性能,使商户可通过 Internet获得网页的测览、 Email、FTP、电子公告牌等技术服务。其主要功能包括:

⑴ 信息的发布通过 Web服务器与外界发布信息,为商户提供广告信息.使商户获得更多的利润。

⑵ 大厦内部信息的交流

  向大厦商户发布一些紧急通知,商户之间的信息流动,大厦的通讯录、电话薄、内部文件等。

⑶ 电子邮件

  大厦内部之间和大厦各商户与外部的电子信息传递。

⑷ 社会公共信息

  提供给用户一些公共电话、飞机、火车时刻表、邮政编码。

⑸ 电子公告牌

 
 
 

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